کارگاه گزارش نویس
-ارتباط موثر اداری چه نوع ارتباطی است؟
ارتباط درلغت ربط دادن.پیوستن چیزی به چیزی دیگر معنی شده است و در اصطلاح عبارتست از فن اشتغال واطلاعات،افکار،رفتارهای انسانی وعملکردهای اداری از یک شخصی به شخصی دیگر.
2-ارکان (عناصر)ارتباط در نظام اداری را نام ببرید؟
1-پیام دهنده:برقرارکننده ارتباط
2-گیرنده پیام:کسی که پیام را دریافت می کند.
3-اصل پیام: موضوع یا محتوایی که پیام برای آن ایجاد میشود.
4-وسیله ارتباط:همه ابزارهای اداری وسیله ارتباط هستند ابزارهایی که در برقراری ارتباط کمک می کنند.
5-بازخورد: آنچه در برقراری ارتباط اداری حاصل می گردد.
3-آثار یا بازخورد در نظام اداری را تعریف کنید؟
طبق یک اصل کلی هر عملی را عکس العملی است مساوی،موافق یا مخالف جهت آن بدون شک ارسال پیام در ایجاد ارتباط در نظام اداری یک عمل می باشد به عکس العمل به وجود آمده در نتیجه آن را بازخورد می گویند (رفتار دیگران نسبت به ما بازخورد رفتار ما می باشد نسبت به آنان)
4-انواع ارتباطات اداری را نام برده وهریک توضیح دهید؟
در نظام اداری دو نوع ارتباط داریم 1-ارتباط عمودی 2-ارتباط افقی
5-ارتباط عمودی در نظام سازمانی چه نوع ارتباطی است ؟
استقرار نظام ارتباطات عمودی از طریق سلسله مراتب رسمی سازمان انجام میشود این ارتباط خود به دو شکل در سازمان جریان دارد شکل اول:از مقام بالای سازمانی به پایین ترین کارمندان سازمان که معمولاً بشکل دستوری می باشد.
شکل دوم: نتیجه کار اداری از پایین سازمان به مقام بالاتر از خود جریان می یابد که در حقیقت شکل دوم همان گزارش اداری یا عملکرد است.
6 - منظور از ارتباط افقی در نظام سازمانی چیست؟
این نوع ارتباط در نظام سازمانی معمولا بین دو واحد یا واحدهایی که به نحوی عملیات سازمانی واجرایی آنها با یکدیگر همبستگی نزدیک دارد به لحاظ سرعت عمل وهماهنگی این ارتباط برقرا می گردد. این نوع ارتباط به دو شکل انجام میشود:
1-ارتباط داخلی 2-ارتباط خارجی
7-چرا در ایجاد ارتباط رسمی واداری نوشتن ضروری اهمیت دارد؟
دلایل اهمیت نوشتن در سازمانها را می توان از دو نظر مورد بررسی قرار داد
الف)ویژگیهای نوشته
ب)بُعد قانونی آن
از نظر اول نوشته آسانترین،مطمئن ترین،محرم ترین وبا دوام ترین وسیله ارتباط است.
دومین بُعد قانونی آن است که نوشته در نظام اداری جنبه سندیت دارد واز طرفی سابقه ی اموری که در سازمانها انجام میشود مورد استفاده دیگران قرار می گیرد وهم واستفاده می شود طبق مادۀ 1284قانون مدنی نوشته های اداری مانند سند مهمی هستند که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشند.
8-نقش نامه های اداری در جریان امور سازمانها را نام برده و هریک را توضیح دهید:
الف)ایجاد ارتباط برای جریان وانجام وامور اداری
ب)اثرات مالی
ج)اثرات حقوقی
د)راهنمایی آیندگان در مطالعه وادامه جریان کارها
ه)تاریخ وقضاوت ها
الف)هیچ کاری بدون نامه در سازمانها امکان پذیر نیست آغاز وانجام امور در سازمانها امکان پذیر نیست.آغاز وانجام امور در سازمانها به وسیله نوشته شروع وپایان می یابد.
ب)هیچ هزینه وخرجی نمی تواند بدون دستور کتبی مقام صلاحیت دار صورت بگیرد.
ج)هر نامه ای که نظام اداری تهیه ومبادله می گردد به عنوان یک سند از طرف صادر کننده ی آن ایجاد الزام وتعهدی نماید وقابل ارائه وسرنوشت ساز است.
د)کلیه اقدامات نوشتاری سازمان مورد بررسی وتجزیه وتحلیل قرار می گیرد تاچنانچه راهی که گذشتگان رفته اند اگر درست ومنطقی باشد همان راه ادامه یابد اگر نیازی به تغییر وتطبیق آن با زمان ومکان جدید باشد آن نیز انجام بگیرد.
ه)آنچه از دره های گذشته باقی مانده است تاریخ است تاریخ ممکن است ابتدا از طریق گفتار بوده سپس بطور مکتوب ومدون بر آیندگان منتقل گردیده است چنانچه مکاتبات بجا مانده از گذشته مورد مطالعه قرار گیرند حقایق به شکلی خاص آشکار میشوند وپژوهشگر خود به واقعیت پی می برد وقضاوت می کند قضاوتی درست است که پایه علمی داشته و با ترازوی منطق قابل سنجش باشد.
9-مشخصان نامه های اداری وتفاوت آن با سایر نامه ها را بنویسید؟
1-شماره
2-تاریخ
3-عنوان واحد گیرنده
4-عنوان واحد فرستنده
5-موضوع
6-نامه وعنوان امضا کننده نامه
7-امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت دار
10-ارکان نامه های اداری را نام برده وهریک را توضیح دهید؟
1-سرلوحه 2-عناوین گیرنده،فرستنده وموضوع نامه 3-متن نامه 4-امضای نامه 5-گیرندگان رو نوشت
*سرلوحه به آن قسمت از نامه گفته میشود که معمولاً در نظام سازمانی ودولتی بر اساس الگوی استاندارد شده وکاغذ های چاپ شده وآماده در اختیار کارکنان قرار می گیرد.
که آرم جمهوری اسلامی نام وزارت خانه به ترتیب سلسله مراتب سمت راست بالای نامه های اداری قرار می گیرد شماره وتاریخ وپیوست در سمت چپ بالای نامه های اداری قرار می گیرد
*گیرنده نامه یا مخاطب نامه به کسی که نامه برای او صادر میشود وعنوان گیرنده نامه با کلمه«به:»مشخص میشود.
فرستنده نامه کسی که در خواست کننده نامه است وبا کلمه «از:» مشخص میشود.
موضوع نامه که کوتاه ترین جمله نامه که مبین خواسته ما باشد عبارت کوتاه وگویایی است که مبین محتوای نامه باشد که با کلمه«موضوع:» شروع میشود.
11*متن نامه اداری از سه الگو پیروی می کند.
1-مقدمه
مقدمه راهنمایی مطالب به سوابق است کمک در دریافت آسانتر پیام،توجیهی برای ارائه پیام یا دلیل نوشتن نامه
2-اصل پیام
ممکن است درباره یک یا چند موضوع نوشته شود که موضوع اصلی اول نوشته میشود وموضوعات فرعی ردیف می گردد.
3-اختتام
توجیه پیام یا درخواست،تاکید بر آنچه خواسته شده،تشویق مخاطب به انجام در خواست،توجیه قانونی وعاطفی موضوع،تعیین مدت زمان برای پاسخ یا اثرات موضوع
امضا: سمت چپ نامه در موازی با تاریخ وشماره که اول نام ونام خانوادگی ودوم علامت امضاء وسوم سمت سازمانی یا مُهر.
*رو نوشت:در مواقعه ای که غیر از مخاطب اصلی افراد دیگری باید از متن نامه به دلایل خاصی اطلاع داشته باشند ویا در انجام در خواست نقشی بر عهده آنان باشد که در انتهای نامه سمت راست با ذکر«رونوشت به:»یا نام ونام خانوادگی افراد یا عنوان سازمانی افراد آورده میشود.
12 : انواع نامه های اداری از نظر محتوایی را نام برده هریک را توضیح دهید؟
1-نامه های خبری
2-نامه های باز دارنده
3-نامه های دستوری یا در خواستی
4-نامه های هماهنگی
1-نامه های خبری: به وسیله این گونه نامه های نتیجه کار به سازمان یا شخصی زیر بط اطلاع داده میشود آغاز یا پایان یک کار اداری را به اطلاع گیرنده نامه ویا ارباب رجوع برسانند.
2-نامه های باز دارنده: به نامه هایی که از انجام یافتن کار ویا بروز حاد ثه ای جلوگیری به عمل می آورد یا کاری که در حال شکل گرفتن است بطور موقت یا دایم متوقف شود.
3-نام های دستور یا در خواستی:این نوع نامه ها ممکن است از سازمان مؤسسه یا فردی خواسته شود ونتیجه کار از اوسئوال گردد(نامه های عمودی).
4-نام های هماهنگی:این نوع نامه ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف در سازمان تهیه میشود که بین آنها هماهنگی ایجاد کرده ودر برقراری ارتباطات موثر اداری توازن برقرار می کند.
13- پردازش در مکاتبات اداری چیست؟
پردازش در نامه های اداری به معنی آراستگی وخوشایندی واصطلاحاً جلاء دادن ومرتب نمودن نوشته است به طوری که نوشته آماده میشود که خواننده به آسانی آن را مطالعه نموده وپیام را همانطور که مورد نظر نویسنده است درک نماید تا آنجا که شکل ظاهر نوشته او را دل زده ننماید.
14 - انواع پردازش را نام برده وهریک را توضیح دهید؟(مراد از پردازش ومواردی که در پردازش نوشته های اداری باید رعایت کرد کدامند؟)
1-حاشیه گذاری
2-تنظیم فاصله بین سطرها
3-رعایت آیین پاراگراف بندی(بند نویسی)
4-نشانه گذاری منطقی
5-خط خوانا
1-حاشیه گذاری در نوشته های مختلف فرق می کند معمولاً در نوشته های عادی در بالای کاغذ 5/2سانتیمتر ودر هر طرف 5/1سانتیمتر ودر پایین صفحه حداقل5/1سانتیمتر به عنوان حاشیه اختصاصی داده میشود. در نوشته های بیش از یک صفحه در صفحه اول هر فصل با بخش در طرف بالا حاشیه بیشتری که تقریباً بیش از7سانتیمتر است اختصاصی داده میشود ونوشته هایی که باید صحافی گردد.5/2سانتیمتر فضای خالی در نظر گرفته میشود.
2-تنظیم فاصله بین سطرها:
در اختصاصی دادن فاصله بین سطرها باید اعتدال را رعایت نمود فاصله بین سطرها نباید آنقدر زیاد باشد که مصرف کاغذ زیاده روی گردد نه به اندازه کم که باعث آزار چشم خواننده شود رعایت فاصله مناسب بین خطوط علاوه بر زیبایی شکل ظاهر نوشته به خواننده امکان می دهد با انعکاس نشانه های ویژه پیام هایی برای مخاطب بعدی بجا بگذارد.
15 -بند یا پارگراف را تعریف کنید؟
عبارتست از جمله یا مجموعۀ جمله هایی که فکر واحدی را بیان کند هر نوشته به بخش هایی تقسیم میشود هر یک از این بخش ها جمله یا مجموعۀ جملاتی هست که بین آنها ارتباط وهمبستگی لفظی ومعنی بیشتری وجود دارد که روی هم مفهومی کامل ومستقلی را می رساند به هریک از آن بخشها بند یا پاراگراف گویند.
16 -هر پاراگراف چه وظایفی برعهده دارد وفایده آن چیست؟
1-جلب توجه خواننده به موضوع وفکر اصلی نوشته
2-پرورش فکر اصلی نوشته برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده وقطع علاقه او
3-اعلام نتیجه
فایده:
بر نوشته تنوع می دهد نمی گذارد در رشته افکار نویسنده گسستگی بوجود آید.
4-نشانه گذاری:هدف از نشانه گذاری ابتدا وانتهای جمله را مشخص می نماید فاصله بوجود آمده بین دو جمله در ذهن خواننده جلوگیری می کند ورعایت هریک از نشانه ها باعث جذابیت نوشته و زیبایی شکل ظاهری آن می گردد وتاثیر آن به حدی است که در درک مطلب به خواننده کمک می نماید.
5-خط خوش(خط خوانا):
حاشیه گذاری
حاشیه گذاری در نامه های اداری وتنظیم فاصله رکن های اصلی جهت حفظ شکل ظاهری وهماهنگی وآسانی بایگانی آنها در پوشه عبارتند از:
1-از بالای صفحه تا عنوان5/3تا 4سانتی متر
2- از عنوان تا اولین سطر متن2 سانتیمتر
3- از سمت راست حاشیه تا سطر اول5/3 سانتی متر.
4-از سمت راست حاشیه تا سطر دوم5/2سانتیمتر.
5-از سمت چپ حاشیه 5/1سانتیمتر.
6-پایین صفحه تا آخرین سطر نامه 5/2 سانتی متر
16-بخشنامه در نظام اداری چه نوع نوشته ای است وبا نامه های دیگر چه تفاوتی دارد؟
بخشنامه در لغت به معنی کلمه یا دستوری که از طرف وزراتخانه در نسخه های متعددی نوشته شده وشعب زیر دست وکارمندان ابلاغ می گردد.برای آگاهی چند نفر فرستاده میشود وهدفش به منظور یکنواختی وهماهنگی بین کارکنان جهت انجام دستور معینی صادر می گردد.
تفاوت بخشنامه با نامه های اداری ضوابط مربوط به عناوین نامه در آن استفاده نمی شود بلکه در اول صفحه با کلمه بخشنامه پس طبقات سازمانی به ترتیب اهمیت کاری درج می گردد.
17-بخشنامه ها برای چه اهدافی صادر می گردند؟
1-ابلاغ قوانین و مقررات
2-ارائه اطلاعات مانند انتصاب وتغییراتی در روال و وضع اداری
3-ابلاغ دستور العمل ها
4-درخواست گزارش
5-ارائه آموزش های لازم به منظور اجرای یکنواخت امور وایجاد هماهنگی
18- جلسه از نظر لغوی واصطلاحی چیست؟
جلسه در لغت به معنی دور هم نشستن برای رسیدگی وگفتگو در امر.
در اصطلاح گردهمایی صاحب نظران ومسئولان بر اساس وظایف در محل معین وزمانی مشخص به منظور رسیدگی وحل وفصل یک معظل اداری وجستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب.
19 - صورتجلسه چیست؟
به نوشته ای گفته میشود که در بردارنده مطالب طرح شده وتصمیمات گرفته شده در یک نشست رسمی ویا یک جلسه اداری تنظیم می گردد وبه عنوان سندی قانونی در نظام اداری مورد بهره برداری قرار می گیرد.
20 - وظیفه دبیر جلسه چیست؟
1-تهیه دعوت نامه برای هریک از اعضا وارسال آن واطمینان از اینکه دعوت نامه به دست اعضا رسیده است.
2-نظارت بر آماده شدن محل جلسه واطمینان از اینکه لوازم وابزار کار آماده است.
3-تنظیم صورتجلسه وبه امضاء رساندن آن
4-ارسال نسخه ای از صورتجلسه برای هریک از اعضاء
5-بایگانی سوابق جلسه وپی گیری جلسات بعد
21 - دستورالعمل از نظر لغوی واصطلاحی چه نوع نوشته ای است؟
دستورالعملی از ترکیب دو واژه فارسی دستور وعمل عربی بوجود آمده است دستور در لغت به معنی قاعده،قانون،آیین و روش،اجازه، رخصت،پروانه،فرمان وغیره معنی شده است
در اصطلاح اداری امروز به معنی حکم نزدیک شده است.بنابراین این واژه کفایت لازم در عرف اداری امروز ندارد چرا که عرف اداری بین دستور وحکم تفاوت هایی وجود دارد.
عمل به معنی اجرا کردن ،کارکردن،محیَا شدن وغیره معنی شده است که در همان معنی لغوی خود نیز حفظ شده است.
22 - دستورالعمل چه نوع نوشته ای است؟
در اصطلاح اداری دستور العمل عبارتست از فراهم کردن شرایط انجام کار به ترتیبی خاصی که بصورت مکتوب نو شته شده وبر اساس قوانین خاصی برای اجرا به کارکنان دی ربط در حدود وظایف آنان ابلاغ می گردد.
23 - فایده یا هدف های دستورالعمل کدامند؟
1-حذف تشریفات زاید وتسریع امور
2-بهبود روشها وشناسایی جزئیات کار
3-آموزش کارکنان تازه کار وهماهنگی روش ها در کارهای مشابه
4-ارائه روشی ارتباط با ارباب رجوع وحذف دوباره کاری وتداخل وظایف
5-محدود کردن سلیقه ها وکاهش هزینه ها واصلاح امور اداری
24 - انواع دستور العمل:
1-قانونی 2-اداری 3-فنی
1-با اجرای مواردی از قانون از طریق ابلاغ دستورالعمل
2-اجرای تصمیمات سازمان در امور اداری واستخدامی
3-راه اندازی وکار با هرنوع وسیله وماشین برای افزایش کیفیت کار
25 - ارکان دستورالعمل:
1-هد ف 2-مستندات 3-دستور دهنده 4-دستور گیرنده واستفاده کننده 5-شیوه ی اجرا 6-قوانین ومقررات مورد عمل 7-فرم ها وجدول های مورد استفاده
26- آئین نامه در نظام اداری چه نوع نوشته ای است؟
آئین نامه دستورهایی هست که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته شود موادی که در شرح وتفسیر یا دستور اجرای کارهای اداری به عنوان مرام نامه یا اساسنامه نوشته شود را آئین نامه گویند.
27 - احکام در نظام اداری:
گروهی از نوشته های اداری می باشند که به صورت عام نوشته میشوند واز طرف مقامات بالاتر اداری بعنوان دستور انجام کاری به فرد یا افراد زیر مجموعه خود صادر می گردد یا به سمتی منصوب ویا از انجام کاری منع می گردد.
28 - اینگونه احکام به دو گروه تقسیم میشوند:
گروه اول: احکام استاندارد شده می باشد که بیشتر به صورت فرم نوشته تنظیم میشود مانند حکم استخدام یا حکم ماموریت که معمولا نحوه تنظیم آنها از قبل مشخص شده است.
گروه دوم: احکام غیر استاندارد می باشد که با توجه به شیوه کار سازمان وسلیقه افراد آن در شکلهای مختلف تهیه وابلاغ میشود.
29 - فرم های دارای چه نوع نوشته هایی هستند؟
فرم کاغذی است دارای عنوان مخصوصی که بعضی از قسمتهای آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام مشخصات تاریخ وسایر جزئیات توصیفی خالی گذاشته میشود در نظام اداری وسیله موثری است برای ساده نمودن وکم کردن مسیر فعالیتهای اداری است.
30 - استفاده از فرم در سازمانها چه فوایدی دارد؟
1-کمک به مدیران وکارکنان درباره تصمیم گیری صحیح واداری در مدت کوتاه
2-جلوگیری از سرگردانی ارباب رجوع وتشریفات
3-ایجاد و هماهنگی در روشهای انجام کار
4-آسانی در ضبط وثبت اطلاعات وباز خوانی آن
31 - انواع دفاتر اداری را نام برده وهریک را معرفی کنید؟
1-دفتر اندیکاتور 2-دفتر حضور وغیاب 3-دفتر حسابداری 4-دفتر اندکس 5-دفتر امتحانات 6-دفتر آمار وامتحانات 7-دفتر ارسال مراسلات
1-دفتر اندیکاتور دفتر ثبت شماره وشرح خلاصه نامه ها ورودی وخروجی اداره است.
2-دفتر اندکس همان دفتر ردیابی مراسلات بیرون از اداری است.
32 – واژه گزارش نویسی را توضیح دهید ؟
گزارش اسم مصدر گزاردن است گزارش در لغت به معنی اظهار نظر کردن ، انسجام دادن ، بجای آوردن و تعبیر خواب است و در اصطلاح به معنی انتقال پاره ای از اطلاعات به کسی که از آن بی اطلاع است یا آگاهی کافی نارد می باشد مانند گزارش یک تصادف ، گزارش پرشکی
33 - عوامل و اقدام اصلی در تعریف یک گزارشرا نام ببرید ؟
گزارش دهنده – استابی و تحصیل حقایق و اطلاعات – پروراندن و آماده نمودن اطلاعات – ارائه – گزارش گیرنده
34 – گزارش نویسی چه نوع فنی می باشد ؟
گزارش نویسی ، فنی است که با آگاهی از آن فن مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان یا ساده ترین کلام به دست آورد
35 – گزراش نویسی را به عنوان یکی از وسایل مبادله اطلاعات در نظام اداری یا سازمانی توضیح دهید ؟
بیشتر تصمیاتی که سرپرستان سازمانها و ادارات می گیرند بر اساس گزارشاتی است که از مسئولان تحت سرپرستی خویش یا گزارشگران مربوط دریافت میدارند پس اگر در نهیه و تنظیم گزارشها دقت نشود طبعا تصمیم هایی که گرفته میشوند از عیب و نقص بر خوردار خواهند بود
36 – گزارش نویسی و نظام اداری چه اهدافی را دنبال می کند ؟
گزارش نویسی وسیله ای است برای مبادله اطلاعات و حلقه مبانی اتصال در زنجیره تصمیم گیری و عمل به شمار می آید مدیر به تنهایی نمی تواند همه اطلاعات مورد نیاز را به دست آورد و تصمیم بگیرد و طبعا برای انجام این کار نیازمند گزارش است
37– چرا گزارش نویسی در نظام اداری اهمیت دارند ؟
گزارش نویسی به عنوان وسیله مهم ، دقیق و علمی کار مدیران فنی بسیار با اهمیت است مبادله اطلاعات و دریافت آن امکان اجرای وظایف مهم مدیریت همانند برنامه ریزی ، سازماندهی ، هماهنگی ، کنترل ، نظارت و رهبری را فراهم می نماید ناگفته پیداست که تا این مرحله از کار داده های گزارش عبارتند از : عملکرد ، پیشرفت کار و بیان مشکل ، بدیهی است این گزارش ها به وسیله مقامات بالاتر مورد بررسی قرار گرفته و بازخورد آن به صورت های رهنمود ، خط مشی ، رفع مشکل ، انتقاد و هماهنگی ، مشخص خواهد شد
38 – گزارش از دیدگاه مدیریت چه نوع گزارشی می باشد و چه تفاوتی با سایر گزارش ها دارد ؟
گزارش های اداری یکی از مرسوم ترین و شاید از قدیمی ترین انواع گزارشهاست چرا قبل از شکل گیری اداره امور – به صورت سازمانهای رسمی – گزارش دهی و گزارش گیری مبنای اغلب تصمیم گیریهای مهم واقع می شد با این تفاوت که ساده ترین نوع آن استفاده به عمل می آمد این موضوع در طول تاریخ ادامه داشته و تاکنون نیز ادامه دارد تا آنجا که گزارش در زمان حال نه تنها یکی از وسایل و ابزار کار مدیر در اداره امور از نظر اعمال کنترل و تصمیم گیریهاست بلکه به عنوان یکی از پدیده های اجتماعی ، مبنا و پایه اغلب تصمیمات و برنامه های حاکمه ومسئولان در هر جامعه و کشور است
39 – گزارش در سازمان چه کاربردی دارد ؟
- - استفاده از گزارش در امر برنامه ریزی ، سازماندهی و هماهنگی
- اطلاع سرپرست از اجرای صحیح دستورات ( کنترل )
- آگاهی از وظایف و فعالیتهای واحدهای تحت سرپرستی ( هدایت )
- آگاهی از پیشرفت فعالیتها و مراحل عملیاتی ( رهبری )
40 – گزارشگر کیست و چه وظایفی دارد ؟
گزارش گر کسی است که چشمی به تیزی عقاب داشته باشد در عمق موضوع نفوذ کند او کسی هست که حواس پنجگانه خود را به مخاطب قرض میدهد بجای او می بیند بجای او می شنود بجای او میگوید و لمس می کند یعنی با همان صداقت گزارش را باز کند که اگر خود مخاطب هم در صحنه چزارش حاضر بود به همان برداشت و دریافت می رسید در تمام مراحل تنها باید به ثبت واقعیت ها وسایل قطعی و صحیح بپردازد و از آوردن عبارات و واژه هایی مانند شاید ، می توان گفت ، ممکن است ، احتمالا و غیره خوداری نماید تا گزارش او محکم و سالم و منطبق بر اصول صحیح اصول گزارش نویسی تهیه گردد
41 – انواع گزارش را نام ببرید ؟
از لحاظ نحوه ارائه – از لحاظ تهیه کننده – از لحاظ منابع و اندازه – از لحاظ ارزش و رسمیت – از لحاظ دوره و مدت – از لحاظ شکل – از لحاظ هدف
42 – گزارش از نحوه ارائه چند نوع می باشد توضیح دهید ؟
گزارش کتبی : هر گاه پژوهش و اطلاعات گرد آموری شده به صورت نوشته ارائه شود گزارش را کتبی گویند
گزارش شفاهی : هر گاه نتیجه و بررسی ها توسط گزارشگر با کلام و سخن به صورت حضوری یا تلفنی ارائه شود گزارش شفاهی گویند
43 – گزارش کتبی از چه امتیازاتی برخوردار است ( 4 مورد را نام ببرید )
- گزارشگر برای تهیه گزارش کتبی وقت کافی در اختیار دارد
- گزارش کتبی ماندنی است
- گزارش کتبی به عنوان یک سند در سازمان باقی می ماند
- مستند ساختن آن با استفاده از آمار و عکس وجود دارد
44 – گزارش شفاهی از چه امتیازاتی برخوردار است ( 2 مورد )
- گزارش شفاهی فوری انجام می شود
- صرفه جویی در هزینه امکانپذیر است
- آهنگ صدای گوینده در نحوه ارائه مطالب موثر است
45 – گزراش از لحاظ منابع و اندازه به چند دسته تقسیم می شود یکی را توضیح دهید ؟
گزارش تفصیلی – گزارش رسمی – گزارش غیر رسمی – گزارش های موردی و اتفاقی – گزارش های دوره ای
گزارش غیر رسمی : گزارش است که برای اطلاعات فوری تهیه می شود و به قولی خودمانی در بردارنده اطلاعات اجمالی است مانند گزارش حوادث در روزنامه ها
46 – انواع گزارش از لحاظ هدف به چند دسته تقسیم میشود ( 4 مورد ) و گزارشکار را تعریف کنید ؟
گزارش کار گزارش است که مربوط به شغل بوده و با شرح وظایف هر عضو اداری پیوند نزدیک دارد بسیاری از مشاغل ایجاد می کنند که دارندگان آن مشاغل پس از پایان هر روز و احتمالا هر هفته یا ماه گزارشی از کار خود به سرپرست مستقیم خویش ارائه دهند
گزارشکار – گزارش عمومی – گزارش فنی –گزارش اطلاعی – گزارش تحصیلی
47 – گزارشهای اداری به چند صورت انجام میشود فقط نام ببرید ( 4 مورد ) ؟
- گزارش های دوره ای ، ماهانه ، سالانه و تراز نامه
- گزارش پیشنهادی
- گزارش های آماری مربوط به پیشرفت کارهای سازمان
- گزارش وضعیت
48 – یک گزارش خوب چه ویژگیهایی دارد نام ببرید و یکی را توضیح دهید ؟( 4 مورد )
ساده نویسی –نشانه گذاری – رازداری – امانت داری
ساده نویسی : گزارش باید شیوا و رسا باشد یکی از وظایف مهم نویسنده گزارش ، روان و آسان نوشتن است
49 - نگارش گزارش و تدوین اطلاعات تهیه شده با چه روشهایی انجام می گردد نام برده و هر یک را توضیح دهید ؟
الف ) روش استدلالی
در این روش نویسنده مطالب گزارش را بر اساس استدلال و نتیجه گیری منطقی بدست می آورد و با آوردن دلیل و با بکارگیری مجموعه ای از اطلاعات جزعی و کلی و مقایسه ی دو مفهوم به تجزیه و تحلیل مطالب بدست آمده می پردازد دراین روش گزارشگر با دلایل ثابت شده خود گزارش را به سازمان مربوطه ارائه می نماید
ب ) روش استنادی
یک دیگر از روشهای تنظیم متن گزارش است که همان مستند سازی است پایه های ادعا و اثبات مطالب گزارش در این روش با استناد اطلاعاتی نقل شده از طریق منابع اسناد کتبی باشد و اسناد معتبر هستند منابع ای که در این روش در گزارش نویسی مورد استفاده قرار می گیرد عبارتند از آمار رسمی ، تصویب نامه ها ، تصاویر ، قوانین و آیین نامه ها ، کتاب های اداری ، گزارشات رسمی و نامه های صادره سازمانی یا دولتی
50 – گرته برداری را توضیح دهید ؟
گرته برداری ترکیبی از واژه ها است که اجزای آن از زبان بیگانه ترجمه شده و در کنار هم قرار گرفته است و بصورت غیر مستقیم در زبان فارسی بکار میرود
در گزارش نویسی به دو دسته تقسیم می شود :
الف ) گرته برداری لفظی
واژه های عاریتی عینا مورد استفاده قرار نمی گیرند بلکه بر گردان یا معادل آنها در زبان وام گیرنده موجود است که به آن گرته برداری لفظی گویند مانند اصغرتاش – اصغر کلمه ای فارسی با عربی و تاش کلمه ای ترکی یا مغولی
ب ) گرته برداری معنایی
حالت دیگر این پدیده قالبا در زبان فارسی معادل مناسب مفهوم های وارد شده از دیگر زبانها وجود دارد و بکار بردم مفهوم بیگانه آنها به فارسی لطمه می زند مانند نرخ که در فارسی به معنای بهای کالاست ولی گرته برداری امروزی آن که از زبان بیگانه بجای میزان و اندازه استفاده میشود مثل نرخ بیکاری
51 – مراحل طرح ریزی گزارش را نام ببرید ( 3 مورد ) و طرح نخستین را توضیح دهید ؟
طرح نخستین – یادداشت برداری – تنظیم افکار و تهیه عنوانها
طرح نخستین : اندیشیدن در باره موضوع گزارش باعث میشود که طرح نخستین در ذهن نویسنده پدید آید گزارشگر باید بر پایه مطالعه دقیق و تحلیل خویش به طبقه بندی و مرتب کردن مطالب بپردازد و طرحی بریزد که منطقی و علمی و سود مند باشد
در واقع طرح گزارش ابزار کارآمدی برای سازماندهی اندیشه پیش از نگارش است مثلا یک مهندس ساختمان قبا از شروع کار به تهیه نقشه و طرح گزارش روی می آورد و بر اساس ان مواد و مصالح را تهیه می نماید
52- پایه و اساس هر گزارش چیست یا جمع آوری اطلاعات را به اختضار توضیح دهید ؟
پایه و اساس هر گزارش اطلاعات است گزارشی که بر اساس اطلاعات تحصیل شده از منابع موثق و مطمئن تهیه گردد معتبر و قابل اعتماد می باشد و عکس آن گزارشاتی که نادرست و غیر واقعی تدوی شده باشند به هیچ وجه نمی توان به آنان استناد کرد و ملاک تصمیمات قرارداد
53 - نشانه های معمول و متدوال در زبان فارسی را نام ببرید و یکی را به اختصار توضیح دهید ؟
نقطه – سه نقطه – نشانه تعجب – ویرگول – ویرگول نقطه – خط تیره – علامت سئوال – گیومه – پرانتز – کروشه – آکولاد – ایضا
نقطه علامت نشانه کامل شدن جمله است و باید با درنگی محسوس همراه باشد
54 – شیوه تهیه گزارش از همایش ها و سمینارها چگونه است ؟
چگونگی تهیه گزارش از سمینارها و نشست ها و همایش های گوناگون بشدت تحت تاثیر اهمیت تازگی موضوع همایش برای ردم و رابطه آن با دغدغه ها و نیازهای عمومی بستگی دارد ونیز اعتبار جایگاه کسانی که به عنوان سخنارن با ارائه کننده مقاله در آن شرکت می کنند قرار دارد
گزارشها از این همایش ها نباید طولانی و خسته کننده باشد و گزارشگر باید به موضوع همایش و بحث های تخصصی آن اشراف نسبی داشته باشد و بتواند از میان مباحث وسختنرانی ها آنهایی که مهمترند و ارزش خبری و راهبردی دارند را یادداشت کند
55 – گزارش از مکان و گزارش از سفر چه نوع گزارشهایی هستند و چه شباهت و تفاوتهایی دارند ؟
گزارش مکان : معمولا با هدف معرفی یک مکان ، محله ، منطقه ، ویژگیهای اقلیمی و جغرافیایی ، اداب و فرهنگ و رسوم آن ، نحوه زندگی مردم و نکات برجسته ای درباره منطقه ، گذشته و تاریخچه ، وضعیت فعلی و ارتباط و پیوند آنها با هم تهیه میشود که به آن گزارش مکان می گویند
گزارش از سفر : در گزارش سفر میزان و چگونگی استفاده از جزئیات و بسیار دقیق از تجارب به دست آمده در طول سفر و رویدادها و گفتگوها و مشاعدات شخصی گزارشگر نقش مهمی دارد در گزارش سفر رویدادهای محیطی به منظور جان دادن به موضوع در گزارش نقش مهمی دارد
شباهت و تفاوت ها : توصیف و فضاسازی و تصویر پردازی برای امکان تجسم بخشیدن به محل مورد نظر در ذهن مخاطب جاری ویژه ای دارد در گزارش از مکان نباید توصیف صرف عناصر فیزیکی و مادی و غیره محدود شده بلکه شناختن و شناساندن هر محل با معنا و مفهوم آن ضروری است ذکر تاریخچه نباید در شروع گزارش قرار گیرد زیرا گزارش را بصورت مطلبی کهنه و مرده جلوه میدهد بلکه باید در بافت کلی گزارش در جایی که روند موضوع و سبک مطلب اقتضای می کند مطرح گردد اما در گزارش سفر به سبک تاریخی و به ترتیب وقوع رویدادها و سیر مشاهدات نوشته میشود
هر رویداد و موضوعی از زاویه نگاه گزارشگر تحلیل می گردد در گزارش سفر باید تعادل بین اطلاعات و سرگرمی مخاطب حفظ شود تا خواننده تواند به طوری که خود گزارشگر حاصل سفرش را ارائه می کند او نیز در موقعیت سفر قرار بگیرد
56- لید در گزارش نویسی چیست و کاربرد آن را توضیح دهید ؟
نخستین و مهمترین پارگراف و اولین قالب گزارش است که چند کارکرد و وظیفه مهم را بر عهده دارد که گزارشگر بر اساس مشاهدات شخصی و توانایی خود عناصر لید را انتخاب می کند
کارکردهای لید عبارتند از :
1 – طراحی موضوع یا مسئله گزارش
2 – آشنا ساختن مخاطب با هدف و محتوای گزارش
3 – کمک به تصمیم گیری مخاطب برای مطالعه گزارش
4 – فراهم کردن راه مناسب و جذاب برای ورود به جریان اصلی گزارش
57 – تشدید و کاربرد آن را توضیح دهید ؟
تشدید ویژه زبان عربی است فقط در مورادی که نتوانیم آن کلمه را بدون تشدی بخوانیم استفاده میشود مانند فعالیت – معلم
